Política de Privacidad de ESTUDIOOS

Última actualización: 21 de julio de 2026

Marco normativo: Ley N.º 18.331 de Protección de Datos Personales y Acción de Habeas Data; Decreto reglamentario N.º 414/009; resoluciones y dictámenes de la Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales (URCDP).

1. Quiénes somos y a qué se aplica esta Política

1.1. Responsable. ESTUDIOOS es un servicio de software de gestión para estudios notariales, cuyo titular y responsable es el Escribano Público Enrique Zerbino(en adelante, “ESTUDIOOS”, “el Titular” o “nosotros”), con contacto en enrique@zerbino.uy.

1.2. Alcance. Esta Política describe cómo tratamos los datos personales en relación con el uso de la plataforma disponible en https://www.estudioos.uy. Forma parte integrante de los Términos y Condiciones.

1.3. Definiciones clave (art. 4 de la Ley 18.331).

• Dato personal: información de cualquier tipo referida a personas físicas determinadas o determinables.
• Dato sensible: datos que revelan origen racial/étnico, preferencias políticas, convicciones religiosas, salud o vida sexual.
• Responsable de la base de datos / del tratamiento: quien decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
• Titular del dato: la persona física a quien se refieren los datos.

2. El doble plano de datos: el punto central de esta Política

ESTUDIOOS trata datos personales en dos planos diferenciados, con roles legales distintos. Entenderlo es clave:

Plano A — Datos de nuestros Usuarios (escribanos y su personal)

Respecto de los datos de las personas que crean cuentas y usan la plataforma (los integrantes de los estudios), ESTUDIOOS actúa como RESPONSABLE del tratamiento. Decidimos las finalidades y medios para prestar y administrar el servicio.

Plano B — Datos de TERCEROS (clientes y contrapartes de los estudios)

La mayor parte de la información cargada en ESTUDIOOS son datos personales de terceros: los clientes, contrapartes y personas vinculadas a las operaciones de cada estudio (compradores, vendedores, socios, beneficiarios finales, etc.). Estas personas no tienen relación directa con ESTUDIOOS.

Respecto de estos datos:

• El estudio notarial Usuario es el RESPONSABLE del tratamiento (es quien decide cargarlos, con qué finalidad y bajo qué base de licitud).
• ESTUDIOOS actúa como ENCARGADO del tratamiento (art. 4 lit. F de la Ley 18.331 y art. 14 del Decreto 414/009): tratamos esos datos únicamente por cuenta y según las instrucciones del estudio, con el solo fin de prestar el servicio, sin usarlos para finalidades propias.

Subcategoría especial: firmantes externos que interactúan directamente con la plataforma. En la generalidad del Plano B es el estudio quien carga y tipea los datos del tercero, sin que éste tenga contacto con la plataforma. El módulo de Firma Electrónica (sección 4.5) introduce una situación distinta: el tercero firmante aporta sus propios datos directamente a ESTUDIOOS al abrir el enlace que recibe por correo y al firmar. Los roles no cambian —el estudio notarial sigue siendo el responsable del tratamiento y ESTUDIOOS el encargado (art. 4 lit. F de la Ley 18.331; art. 14 del Decreto 414/009)—, pero por tratarse de una recolección directa del propio titular, el deber de información del art. 13 de la Ley 18.331 se cumple en cabeza directa y en el momento mismo de la recolección: en la pantalla de firma se muestra un aviso de tratamiento y un enlace a esta Política antes de firmar, y el firmante presta un consentimiento de refuerzo mediante una casilla de aceptación. Ver el detalle en la sección 4.5.

3. Qué datos tratamos

3.1. Datos de los Usuarios (Plano A)

• Identificación y contacto: nombre completo, correo electrónico, rol (escribano/pasante), teléfono y dirección del estudio.
• Credenciales: la contraseña se almacena cifrada (hash), nunca en texto legible.
• Foto de perfil (opcional).
• Datos del estudio: nombre, identificador (slug), datos de contacto, listado de profesionales (nombre, correo, color identificatorio).
• Datos de uso: registros técnicos de actividad, consumo de IA (contadores numéricos, sin contenido), notificaciones, límites de frecuencia (rate limiting).

3.2. Datos de terceros cargados por los estudios (Plano B)

Según las funcionalidades que el estudio utilice, pueden incluir:

• Datos de casos notariales: nombre del cliente, tipo y estado del negocio, padrón del inmueble, departamento, partes del negocio, precio, notas.
• Datos extraídos de Solicitudes de Información Registral: nombres y apellidos, cédula de identidad (con/sin dígito verificador), DNI extranjero, nacionalidad, estado civil, cónyuge, rol en el negocio; de personas jurídicas: razón social, RUT, tipo societario, país; de inmuebles: padrón, unidad, localidad, departamento.
• Datos de debida diligencia (Ley 19.574): identificación completa, documento, estado civil, cónyuge, domicilio, contacto, actividad laboral, volumen de ingresos, condición de PEP, origen de los fondos, beneficiario final, entre otros (ver sección 4.3 sobre su tratamiento particular).
• Datos del Informe de Búsqueda de Debida Diligencia (PLAFT): datos de las personas consultadas (incluidos, de forma opcional, fecha de nacimiento y nacionalidad cuando el escribano los aporta) y resultados de la búsqueda en fuentes públicas, incluidas capturas de pantalla (evidencia visual) de dichas fuentes (ver sección 4.4).
• Datos de firma electrónica de terceros firmantes (módulo de Firma Electrónica, sección 4.5): nombre, correo electrónico, dirección IP, agente de usuario del navegador (user-agent), zona horaria del navegador, imagen de la firma (dibujada, subida como imagen o generada en tipografía cursiva), registro de eventos con marcas de tiempo (documento enviado / visto / firmado), versión del texto de consentimiento aceptado, código identificador del sobre inserto en cada página del documento, hash SHA-256 del documento y certificado de finalización. La imagen de la firma no constituye “dato sensible” en el sentido del art. 18 de la Ley 18.331 (cuya enumeración es taxativa) ni dato biométrico en sentido estricto (es una imagen estática, no una plantilla dinámica), pero por ser un identificador apto para autenticar y susceptible de uso para suplantación, se le aplican reforzados el deber de seguridad (art. 10) y el principio de finalidad (art. 8) de la Ley 18.331: se usa exclusivamente para autenticar el acto firmado y para dotarlo de trazabilidad probatoria, y nunca para otra finalidad.
• Documentos cargados para comparación: archivos (Word o PDF) que el Usuario sube a la herramienta de Comparación de Documentos —habitualmente dos versiones de un mismo contrato o documento notarial, que contienen datos de las partes del negocio—. Estos archivos se procesan de forma transitoria para generar el informe de diferencias y no se conservan en ESTUDIOOS una vez producido el resultado. Del proceso solo se conserva el informe de comparación en PDF (con los fragmentos de texto que difieren), archivado como registro (ver secciones 4.6 y 7); los dos documentos originales se descartan tras la comparación.
• Datos de registros/protocolo, agenda, pendientes, facturación interna y trámites DGR: cliente, honorarios, montepío, escribano actuante, PIN de trámite, fechas, etc.
• Conversaciones con la IA: el contenido de las consultas al asistente (que habitualmente incluye datos de clientes) y sus respuestas quedan guardados, asociados al estudio.
• Adjuntos del asistente de IA: archivos que el Usuario sube al asistente de inteligencia artificial, almacenados en un repositorio privado segmentado por estudio. El contenido de estos archivos se transmite al proveedor del asistente para su procesamiento (ver la sección sobre transferencias internacionales).
• Conversaciones internas del estudio: el contenido de los mensajes que los miembros de un mismo estudio intercambian entre sí a través del chat interno de la plataforma —tanto en canales grupales como en mensajes directos uno a uno— queda guardado, asociado al estudio. Estos mensajes se intercambian únicamente entre las personas del propio estudio y no son enviados al asistente de inteligencia artificial.
• Adjuntos del chat interno: archivos que los miembros del estudio adjuntan a los mensajes del chat interno (documentos, planillas, imágenes, texto y otros formatos permitidos), que habitualmente pueden incluir datos de clientes del estudio. Se almacenan en un repositorio privado segmentado por estudio y por canal, y pueden ser descargados por los demás miembros del canal mediante enlaces temporales. A diferencia de los adjuntos del asistente, estos archivos no se envían al asistente de inteligencia artificial ni a ningún otro proveedor de inteligencia artificial: permanecen en la infraestructura de almacenamiento y solo son accesibles por los miembros del propio estudio.

3.3. Sobre datos sensibles

ESTUDIOOS no está diseñado para recolectar datos sensibles (art. 18 de la Ley 18.331). El Usuario se obliga a no cargar datos sensibles salvo que resulte estrictamente necesario y cuente con base de licitud (p. ej., el consentimiento expreso y escrito del titular, art. 18). La condición de PEP y el origen de fondos del módulo de Debida Diligencia se tratan por obligación legal del escribano como sujeto obligado (Ley 19.574), no como dato sensible voluntario.

3.4 Datos de personas que nos contactan (prospectos)

Cuando una persona interesada en ESTUDIOOS completa el formulario de contacto de nuestro sitio, tratamos los datos que nos proporciona voluntariamente: nombre del estudio, cantidad de integrantes del equipo, departamento, dirección de correo electrónico y los comentarios que decida incluir. Respecto de estos datos, ESTUDIOOS (Escribano Enrique Zerbino) actúa como responsable del tratamiento. La finalidad es únicamente responder la consulta y gestionar el contacto comercial; no los utilizamos para otros fines ni los cedemos a terceros. La base de licitud es el consentimiento que la persona presta al enviar el formulario (art. 9 lit. A y art. 5, Ley 18.331). Estos datos no se almacenan en nuestra base de datos: viajan dentro del correo electrónico que se nos envía y se conservan en nuestra casilla de correo por el plazo indicado en la Sección 7. El envío de estos datos es voluntario; no completarlos solo impide que podamos responder la consulta.

4. Finalidades y bases de licitud del tratamiento

4.1. Finalidades. Tratamos los datos para: (a) prestar y operar las funcionalidades del servicio —entre ellas el asistente de IA, la búsqueda de debida diligencia y la comparación de documentos—; (b) administrar cuentas, accesos y seguridad; (c) medir el consumo de IA y gestionar la facturación; (d) brindar soporte; (e) cumplir obligaciones legales del Titular; (f) prevenir abusos y fraudes.

4.2. Bases de licitud (art. 9 de la Ley 18.331).

• Plano A (datos de Usuarios): ejecución del contrato de servicio y consentimiento prestado al aceptar estos documentos; interés legítimo en la seguridad y mejora operativa; cumplimiento de obligaciones legales.
• Plano B (datos de terceros): la base de licitud la aporta y garantiza el estudio responsable, que declara contar con consentimiento del titular, ejecución de un contrato, obligación legal (p. ej. debida diligencia AML) o interés legítimo, según el caso (cláusula 6.2 de los Términos). ESTUDIOOS, como encargado, no determina esta base: la trata según las instrucciones del estudio.

Datos de facturación y pago. Cuando el Estudio contrata el Plan o realiza una recarga, tratamos datos identificatorios y de facturación (nombre, correo, monto, fecha e identificador de la operación) para gestionar el cobro, emitir la documentación correspondiente y llevar el registro contable. La base de licitud es la ejecución del contrato del que el titular es parte (art. 9 lit. D de la Ley N.º 18.331). El cobro se procesa a través de Mercado Pago, que trata los datos del instrumento de pago como responsable propio (la tarjeta se ingresa en su entorno y no es accesible para ESTUDIOOS). Los registros de facturación se conservan por el plazo exigido por la normativa contable y tributaria (art. 9 lit. B), tras el cual se eliminan o anonimizan.

4.3. Tratamiento particular del módulo de Debida Diligencia. El módulo de Debida Diligencia comprende dos sub-flujos con tratamiento distinto:

• (a) Formularios e imagen de la cédula — no se almacenan. Los formularios de debida diligencia (persona física y jurídica) no se almacenan en los servidores de ESTUDIOOS: se completan en el navegador del Usuario y, al finalizar, se genera un documento Word que se descarga en su dispositivo. La imagen de la cédula o pasaporte que el Usuario sube para acelerar la carga se procesa de forma transitoria, se envía al proveedor de IA para la extracción de datos y se descarta — no se conserva ninguna copia de la imagen en ESTUDIOOS.
• (b) Búsqueda de antecedentes (Informe PLAFT) — sí se conserva. La Búsqueda de Debida Diligencia / PLAFT (consulta de antecedentes de una o más personas en listas oficiales y fuentes públicas) genera un Informe en formato PDF que sí se conserva: el PDF, los datos de las personas consultadas y los resultados obtenidos quedan registrados en la base de datos y en un repositorio de archivos privado segmentado por estudio. Esta conservación es deliberada: el Informe constituye un registro de la diligencia realizada por el escribano en su condición de sujeto obligado (Ley N.º 19.574 y Decreto N.º 379/018). La forma en que se consultan las fuentes y el flujo de los datos se detalla en la sección 4.4; la conservación, en la sección 7.

La guarda íntegra del legajo de debida diligencia por los plazos legales sigue siendo responsabilidad del escribano (ver sección 7).

4.4. Fuentes consultadas y flujo de los datos en la Búsqueda PLAFT

a) Qué se guarda y dónde. El Informe se conserva de tres formas: (i) un registro en la base de datos (tabla de informes de búsqueda AML) que incluye los datos de la persona consultada y el resultado de la búsqueda (indicadores de coincidencia con listas de personas políticamente expuestas —PEP—, sanciones o cheques); (ii) un documento PDF; y (iii) capturas de pantalla (imágenes de evidencia visual) de cada fuente consultada, que documentan lo que la fuente mostró al momento de la búsqueda. Cada captura puede contener el nombre de la persona consultada, el resultado exhibido por la fuente, la dirección web (URL) de origen y la fecha y hora. Tanto el PDF como las capturas se alojan en un repositorio de archivos privado segmentado por estudio (el mismo proveedor de almacenamiento del resto del servicio, Supabase sobre AWS São Paulo, ya descrito en la sección 5), con aislamiento por estudio a nivel de base de datos (Row Level Security) y acceso únicamente mediante enlaces temporales firmados. Ningún estudio puede ver los informes ni las capturas de otro.

b) Flujo de los datos por fuente. Al ejecutar una Búsqueda de Debida Diligencia, ESTUDIOOS consulta distintas fuentes con flujos de datos diferentes, que el Usuario debe conocer:

• OFAC (Tesoro de EE.UU.), ONU (Consejo de Seguridad), SENACLAFT (lista de PEP) y BCU (cheques infractores): ESTUDIOOS descarga estas listas y realiza la comparación localmente, dentro de su propia infraestructura. El nombre o documento de la persona consultada no se transmite a esos organismos: la coincidencia se calcula contra la copia descargada de la lista.
• Wikipedia (Wikimedia Foundation, EE.UU.): a esta fuente sí se transmite el nombre de la persona consultada, que se envía a los servidores de Wikimedia (Estados Unidos) para buscar artículos coincidentes. Esto constituye una transferencia internacional de datos (ver secciones 5.1 y 5.2).
• Buscadores web (Google, Bing, Yahoo): la consulta parte del navegador del propio escribano (enlace directo / deep-link), no de los servidores de ESTUDIOOS. A diferencia del resto de la búsqueda, cuando el escribano opta por documentar el resultado del buscador, la captura de pantalla se toma en su propio navegador mediante la extensión descrita en la sección 9-ter y se sube a ESTUDIOOS —por conexión cifrada (HTTPS) y con un identificador de un solo uso— para incorporarse al Informe. En ese caso, y solo en ese caso, el resultado del buscador queda almacenado en ESTUDIOOS como imagen (antes, con el mero deep-link, no se almacenaba). La consulta de buscadores desde el servidor de ESTUDIOOS (intermediario Serper) sigue desactivada; de activarse, se informará en la tabla 5.2.

c) Cotejo por datos de la ficha (descarte de homónimos). Cuando el escribano aporta, de forma opcional, fecha de nacimiento y/o nacionalidad de la persona consultada, ESTUDIOOS los coteja con los datos que trae cada coincidencia para sugerir el descarte automático de homónimos (por ejemplo, una coincidencia de nombre cuya fecha de nacimiento contradice la de la ficha). Estos datos se procesan dentro de la propia infraestructura de ESTUDIOOS (no se transmiten a las fuentes) y se guardan en el Informe. El descarte automático se apoya en datos cargados por el escribano y no verificados contra la fuente oficial, por lo que es una sugerencia que no sustituye la revisión del escribano: el Informe lo marca como «descarte automático» y requiere su validación para consolidarse.

4.5. Módulo de Firma Electrónica

ESTUDIOOS ofrece una funcionalidad que permite al escribano enviar un documento (por ejemplo, un boleto de reserva) para su firma electrónica por terceros firmantes que no son Usuarios de la plataforma. Se trata de firma electrónica común en los términos del art. 5 de la Ley N.º 18.600, y no de firma electrónica avanzada (art. 6 de la Ley N.º 18.600): ESTUDIOOS no es prestador de servicios de certificación acreditado ante la UCE/AGESIC. No debe designársela “firma digital”.

a) Cómo funciona y qué se recolecta. El escribano sube el documento y define los firmantes externos (nombre y correo electrónico) y el orden de firma. Cada firmante recibe un enlace único por correo electrónico, accede a una página pública, presta su consentimiento marcando una casilla (aviso de tratamiento con su versión identificada — texto v1-2026-07) y firma. De cada firmante se registra la información detallada en la sección 3.2 (nombre, correo, IP, agente de usuario, zona horaria del navegador, imagen de la firma, eventos con marcas de tiempo, versión del consentimiento, hash SHA-256 y certificado de finalización). Al completarse el proceso se genera un documento final sellado (con un código identificador del sobre en cada página) y un Certificado de Finalización con los hashes SHA-256, que se distribuye por correo electrónico individual a cada parte (cada firmante recibe únicamente su propia constancia).

b) Deber de información en cabeza directa (art. 13 de la Ley 18.331). A diferencia del resto del Plano B, el firmante aporta sus datos directamente a la plataforma. Por ello, el aviso de tratamiento y el enlace a esta Política se muestran en la propia pantalla de firma, antes de firmar (modelo de información por capas), y el dato más intrusivo —la dirección IP y la trazabilidad con fines probatorios— se destaca en el propio aviso. La casilla de aceptación queda registrada en la pista de auditoría con su marca de tiempo, como prueba de que el firmante fue informado y consintió.

c) Base de licitud (art. 9 de la Ley 18.331). La base de licitud primaria es la del art. 9 lit. D de la Ley 18.331 (datos que derivan de una relación contractual del titular y resultan necesarios para su desarrollo y cumplimiento): el firmante suscribe un negocio (el boleto), y la IP, la imagen de la firma y la trazabilidad son necesarias para el cumplimiento de ese negocio y para dotar de eficacia probatoria a la firma electrónica común. Esta base la aporta y garantiza el estudio notarial responsable; ESTUDIOOS, como encargado, no la determina. El consentimiento que el firmante presta con la casilla (art. 9, encabezado) opera como refuerzo, no como única causal —de modo que una eventual revocación del consentimiento no erosione el valor probatorio del acto ya firmado.

d) Finalidad (art. 8 de la Ley 18.331). La finalidad del tratamiento es estricta y explícita: autenticar el acto de firma y dejar constancia probatoria de su trazabilidad (quién firmó, cuándo y desde dónde). Los datos no se utilizan para ninguna otra finalidad. Se capta exactamente lo necesario para la pista de auditoría y nada más, con deber de exactitud (art. 7).

e) Roles. El estudio notarial es el responsable del tratamiento (decide enviar el documento, con qué finalidad y bajo qué base) y ESTUDIOOS es el encargado (art. 4 lit. F de la Ley 18.331; art. 14 del Decreto 414/009): trata estos datos únicamente por cuenta y según las instrucciones del estudio. ESTUDIOOS no valida la identidad de los firmantes ni la validez, licitud o eficacia del acto firmado; la verificación de identidad y la responsabilidad por el acto corresponden al escribano (función notarial indelegable).

f) Qué se guarda y dónde. La imagen de la firma se almacena en un repositorio de archivos privado (bucket signatures) segmentado por estudio, alojado en la infraestructura de Supabase en São Paulo, Brasil (ver sección 5), y el resto de la evidencia (eventos, marcas de tiempo, hashes, certificado) en la base de datos del servicio. El acceso está aislado por estudio.

g) Minimización — no interviene inteligencia artificial. El módulo de Firma Electrónica no utiliza el proveedor de inteligencia artificial: el contenido del documento y los datos de los firmantes no se envían a Anthropic ni a ningún modelo de IA. Esto acota el alcance de las transferencias internacionales descritas en la sección 5 y constituye una medida de minimización del tratamiento (arts. 8 y 23 de la Ley 18.331).

4.6. Comparador de Documentos

a) Procesamiento transitorio de los documentos. La herramienta de Comparación de Documentos compara dos versiones de un archivo (Word o PDF) que el Usuario sube. Esos dos archivos originales se procesan de forma transitoria y se descartan una vez generado el resultado: no se conservan en los servidores de ESTUDIOOS. Es la misma lógica de minimización aplicada a la imagen de la cédula (sección 4.3.a).

b) Informe de comparación — sí se conserva. Del proceso solo se conserva el informe de comparación en PDF (con los fragmentos de texto que difieren entre las versiones y, en su caso, su clasificación), archivado en un repositorio de archivos privado segmentado por estudio (bucket document-comparisons, Supabase sobre AWS São Paulo, ver sección 5), con aislamiento por estudio (Row Level Security) y acceso únicamente mediante enlaces temporales firmados. Su conservación se rige por la sección 7.

c) Inteligencia artificial solo en el modo con análisis. La comparación básica se realiza con un algoritmo determinístico dentro de la infraestructura de ESTUDIOOS, sin intervención de inteligencia artificial: en ese modo el texto de los documentos no se envía a Anthropic ni a ningún modelo de IA. Únicamente cuando el Usuario elige el modo con análisis, el texto de los documentos se transmite al proveedor de IA (Anthropic, EE.UU.) para clasificar cada cambio; esto constituye una transferencia internacional (ver secciones 5.1 y 5.2). Si el Usuario no elige ese modo, el texto no sale hacia el proveedor de IA.

5. Dónde se alojan los datos y transferencias internacionales

5.1. Advertencia esencial. Para prestar el servicio, ESTUDIOOS aloja y procesa los datos fuera del territorio uruguayo. Esto constituye una transferencia internacional de datos regulada por el art. 23 de la Ley 18.331 y el art. 35 y ss. del Decreto 414/009. Algunos países de destino (Estados Unidos) no cuentan con declaración de nivel adecuado de protección por parte de la URCDP, por lo que estas transferencias se amparan en las excepciones y garantías previstas en la ley (consentimiento informado del interesado y/o cláusulas contractuales que aseguren niveles de protección adecuados — art. 23 lit. y garantías contractuales). Asimismo, la copia de respaldo (backup) de los archivos descrita en la sección 6 se aloja en infraestructura de un proveedor ubicado en Estados Unidos (Cloudflare, individualizado en la sección 5.2). En consecuencia, dicho respaldo constituye también una transferencia internacional de datos hacia un país sin nivel de protección adecuado, amparada en las mismas bases indicadas en esta sección (consentimiento informado y/o cláusulas contractuales tipo).

5.2. Proveedores (encargados y subencargados) y destinos.

5.3. Garantías de las transferencias. El Titular se compromete a contar con los instrumentos contractuales correspondientes con sus proveedores (Acuerdos de Tratamiento de Datos / Data Processing Agreements y cláusulas contractuales tipo), de modo que la cadena de encargados ofrezca garantías de protección adecuadas conforme al art. 23 de la Ley 18.331. En particular, respecto del proveedor de almacenamiento de respaldo (Cloudflare, Inc., Estados Unidos), el Titular cuenta con el acuerdo de tratamiento de datos (Data Processing Agreement) y las cláusulas contractuales tipo puestos a disposición por dicho proveedor, en su calidad de encargado del respaldo, conforme al artículo 23 de la Ley N.º 18.331 y al artículo 36 del Decreto N.º 414/009.

5.4. Tratamiento por el proveedor de IA. El contenido enviado al proveedor de IA se procesa para generar la respuesta de cada solicitud. Las condiciones de retención y de no utilización de esos datos para entrenar modelos surgen de los términos comerciales y del acuerdo de tratamiento de datos del proveedor, que el Titular se compromete a contratar bajo modalidad comercial/empresarial.

5.5. Consentimiento informado del Usuario. Al aceptar esta Política, el Usuario presta su consentimiento informado para las transferencias internacionales descritas, en cuanto a sus propios datos (Plano A). Respecto de los datos de terceros (Plano B), es el estudio responsable quien debe asegurar, frente a sus clientes, la base que habilite estas transferencias (consentimiento informado u otra causal del art. 23), informándoles que su gestión notarial se apoya en una herramienta con alojamiento y procesamiento en el exterior.

Firmantes externos del módulo de Firma Electrónica. A diferencia del resto del Plano B —en el que la base y la información de la transferencia frente al tercero las aporta el estudio—, en el módulo de Firma Electrónica el firmante presta su propio consentimiento informado, de forma directa, al aceptar la casilla en la pantalla de firma, donde se le informa que su gestión se apoya en una herramienta con alojamiento y procesamiento en el exterior y se enlaza esta Política. Ese consentimiento directo se suma a la base de necesidad contractual (art. 9 lit. D) y a las garantías contractuales/DPA de la cadena de encargados (secciones 5.1 y 5.3), amparando la transferencia internacional conforme al art. 23 de la Ley 18.331 y a los arts. 36 y 38 del Decreto 414/009. Sin perjuicio de ello, el estudio responsable mantiene su deber general de licitud sobre el tratamiento (sección 2).

5.6. Base de licitud de la Búsqueda de antecedentes (PLAFT). El tratamiento del dato del tercero en la Búsqueda de Debida Diligencia (incluida la transmisión del nombre a Wikipedia descrita en 4.4) tiene como base de licitud la obligación legal de debida diligencia que pesa sobre el escribano como sujeto obligado (art. 9 lit. B de la Ley 18.331, en relación con la Ley 19.574 y su reglamentación), y no el consentimiento del titular. Corresponde a cada estudio, como responsable del tratamiento, evaluar si informa al cliente sobre esta consulta y conservar el Informe como parte de su legajo de cumplimiento.

5.7. Adjuntos del chat interno — no se destinan a inteligencia artificial. Los adjuntos que los miembros de un estudio intercambian en el chat interno no son objeto de tratamiento por parte de los proveedores de inteligencia artificial: no se envían ni se procesan con dichos servicios. En su operación ordinaria permanecen almacenados en la infraestructura de almacenamiento del sistema (Supabase, sobre AWS, en São Paulo, Brasil) y solo resultan accesibles para los miembros del propio estudio. No obstante, y al igual que el resto de los archivos del sistema, estos adjuntos se incluyen en la copia de respaldo diaria descrita en la sección 6, la cual se aloja en un proveedor ubicado en Estados Unidos (Cloudflare, individualizado en la sección 5.2). Dicho respaldo constituye una transferencia internacional de datos a los solos efectos de la continuidad del servicio y la recuperación ante incidentes, sin que ello implique el uso de estos adjuntos con fines de inteligencia artificial.

6. Copias de seguridad (backups)

• La base de datos cuenta con copias de seguridad automáticas diarias, con una retención de 7 días. Como consecuencia, un dato eliminado puede persistir en backups hasta 7 días adicionales antes de su eliminación definitiva en el ciclo de rotación.
• Los archivos almacenados —adjuntos del asistente de inteligencia artificial, adjuntos del chat interno del estudio, fotos de perfil, informes y capturas de debida diligencia, estudios de títulos y demás documentos— cuentan con una copia de respaldo diaria y cifrada, con fines de recuperación ante incidentes y continuidad del servicio, alojada en un repositorio privado de un proveedor de infraestructura adicional (Cloudflare, Inc., Estados Unidos). Por estar ubicado dicho proveedor fuera de la República, este respaldo constituye una transferencia internacional de datos, sujeta a las bases y garantías descritas en la sección 5 (secciones 5.1, 5.2 y 5.3). El respaldo no es accesible para los Usuarios. Como consecuencia del ciclo de rotación de este respaldo, un archivo eliminado en el sistema puede persistir en la copia de seguridad por un plazo máximo de 30 días antes de su eliminación definitiva; ello se complementa con lo dispuesto sobre conservación y supresión de datos en la sección 7. Este respaldo es una medida interna de continuidad del servicio y no constituye un servicio de archivo, custodia o guarda documental garantizado al Usuario; se recomienda igualmente conservar copias propias de los archivos que se consideren críticos.

7. Conservación de los datos

• Mientras la cuenta esté activa, los datos se conservan para prestar el servicio.
• Tras la baja, los datos se conservan por un plazo de hasta 30 días para permitir su recuperación o entrega a solicitud, transcurrido el cual se eliminan (con la persistencia residual en backups de hasta 7 días indicada en la sección 6).
• Informes de Búsqueda de Debida Diligencia (PLAFT). Los Informes generados por el módulo de Búsqueda de antecedentes (PDF, datos y resultados) se conservan, como registro de la diligencia del escribano, mientras el estudio se mantenga activo. Al producirse la baja del estudio, dichos Informes se ponen a disposición del escribano y se eliminan de ESTUDIOOS: ESTUDIOOS no los conserva más allá de la baja. El escribano es el obligado a conservarlos por los plazos legales que correspondan (mínimo cinco (5) años, art. 21 de la Ley 19.574).
• Informes del Comparador de Documentos. El informe de comparación en PDF (no así los dos documentos originales, que se descartan tras la comparación — sección 4.6) se conserva mientras el estudio se mantenga activo y se elimina de ESTUDIOOS al producirse la baja. A diferencia del Informe PLAFT, ninguna norma obliga a ESTUDIOOS a conservarlo: la guarda documental del negocio, si el escribano la necesita, corre por su cuenta.
• Correos del formulario de contacto (prospectos). Los correos generados por el formulario de contacto del sitio se conservan en nuestra casilla comercial mientras dure la gestión de la consulta y hasta 12 meses después, salvo que se entable relación contractual (plazo propuesto por el equipo legal, sujeto a confirmación del Titular).
• Se exceptúa también la evidencia del módulo de Firma Electrónica (documento firmado, pista de auditoría —eventos, IP, marcas de tiempo, imagen de la firma— y Certificado de Finalización). Por constituir la prueba del acto suscrito, esta evidencia sigue la suerte del boleto o negocio al que accede y no queda alcanzada por el plazo general de conservación de hasta 30 días posterior a la baja. Fundamento: el principio de finalidad (art. 8 de la Ley 18.331) —mientras subsista la finalidad probatoria del acto, la conservación es legítima y necesaria—, en concordancia con el criterio ya aplicado al Informe PLAFT (secciones 4.3 y 7). Al darse de baja la cuenta, esta evidencia se pone a disposición del escribano para que continúe su guarda por los plazos que correspondan a la operación, y luego se elimina de ESTUDIOOS (con la persistencia residual en respaldos indicada en la sección 6). La conservación del documento firmado por los plazos legales de la operación es responsabilidad del escribano y no se satisface mediante su permanencia en ESTUDIOOS.
• Ciertos datos podrán conservarse por plazos mayores si una obligación legal del Titular lo exige (p. ej., respaldo de facturación). Las obligaciones de conservación documental propias del escribano (protocolo, legajos AML, incluidos los Informes de debida diligencia) no se satisfacen mediante la permanencia en ESTUDIOOS y son responsabilidad del estudio.

8. Seguridad de los datos (art. 10 de la Ley 18.331)

El Titular aplica medidas técnicas y organizativas para proteger los datos, entre ellas:

• Aislamiento de datos entre estudios a nivel de base de datos (Row Level Security): la base rechaza toda consulta que cruce datos entre estudios. Re-verificado en auditorías de seguridad (abril y junio de 2026).
• Control de roles y permisos verificado del lado del servidor.
• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo (almacenamiento cifrado a nivel de infraestructura).
• Contraseñas almacenadas con hash y protección contra contraseñas filtradas conocidas.
• Archivos en repositorios privados, accesibles solo mediante enlaces temporales firmados con vencimiento breve, segmentados por estudio y por canal. Los archivos no pueden modificarse desde el navegador del Usuario y, al eliminarse el mensaje que los contiene, se eliminan también del repositorio.
• Límites de frecuencia (rate limiting) y secretos fuera del código fuente.
• Sanitización de errores para evitar volcado de datos personales en registros técnicos.
• Autollenado del DGR sin servidores intermedios. La extensión de navegador para el autocompletado de los formularios de la Dirección General de Registros (ver sección 9-bis) opera directamente en el navegador del Usuario: ESTUDIOOS no almacena ni opera credenciales del DGR, y los datos del trámite no transitan por servidores intermedios entre ESTUDIOOS y el DGR.

Ninguna medida de seguridad es absoluta; el Titular no puede garantizar seguridad total frente a accesos no autorizados, pero se compromete a aplicar diligencia razonable y a notificar incidentes conforme a la sección 11.

Acceso administrativo. Como operador de la infraestructura, el Titular tiene, por necesidad técnica, acceso potencial a la base de datos (como cualquier proveedor de SaaS respecto de su propia base). El Titular se obliga a acceder a los datos del Usuario únicamente cuando sea necesario para soporte, mantenimiento, seguridad o cumplimiento legal, bajo deber de confidencialidad, y a no divulgarlos ni usarlos para finalidades ajenas a la prestación del servicio.

9. Derechos de los titulares de los datos (derechos ARCO)

La Ley 18.331 reconoce a todo titular de datos los derechos de Acceso (art. 14), Rectificación, Actualización, Inclusión o Supresión (art. 15), así como el derecho a oponerse y, en su caso, a la portabilidad de la información, y la acción de habeas data (arts. 37 y ss.) ante la justicia.

9.1. Usuarios (Plano A). Los Usuarios pueden ejercer sus derechos directamente ante ESTUDIOOS escribiendo a enrique@zerbino.uy, acreditando su identidad. Responderemos en los plazos legales (la Ley 18.331 prevé 5 días hábiles para el acceso y 5 días hábiles para rectificación/supresión desde la solicitud, art. 14 y 15).

9.2. Terceros / clientes de los estudios (Plano B). Si usted es cliente de un estudio notarial y desea ejercer sus derechos sobre datos que el estudio cargó en ESTUDIOOS, debe dirigirse al estudio notarial (responsable del tratamiento). ESTUDIOOS, como encargado, colaborará con el estudio para atender la solicitud (acceso, rectificación o supresión), pero no resolverá por sí solo sobre datos cuya finalidad y licitud decide el estudio. Si una persona contacta directamente a ESTUDIOOS, la derivaremos al estudio responsable y/o le brindaremos la asistencia que corresponda como encargado.

9.2.1. Límite a la supresión por obligación legal de conservación. El derecho de supresión del titular puede encontrar un límite legal cuando los datos están contenidos en un Informe de Debida Diligencia (PLAFT) u otra documentación que el escribano, como sujeto obligado, está obligado a conservar por los plazos que fija la Ley 19.574 (y su reglamentación). En tales casos, el estudio responsable podrá diferir o denegar fundadamente la supresión mientras subsista la obligación legal de conservación, sin perjuicio de los demás derechos del titular.

9.2.2. Firmantes externos del módulo de Firma Electrónica. Si usted firmó electrónicamente un documento a través de ESTUDIOOS (sección 4.5), su interlocutor para el ejercicio de derechos es el estudio notarial responsable que le remitió el documento a firma; ESTUDIOOS, como encargado, derivará su solicitud a dicho estudio y colaborará con él para atenderla. En particular, ESTUDIOOS puede facilitar el acceso a los datos de firma que le conciernen (art. 14 de la Ley 18.331). Los derechos de rectificación y supresión (art. 15) se encuentran limitados por la integridad de la prueba: mientras subsista la finalidad probatoria del acto firmado, la supresión o alteración del documento, de la pista de auditoría o del certificado puede no proceder, por mediar una finalidad legítima y necesaria que ampara su conservación (art. 8 de la Ley 18.331; ver secciones 4.5 y 7), del mismo modo que ocurre con el Informe PLAFT (subsección 9.2.1). Ello sin perjuicio del derecho del titular a rectificar datos inexactos que no comprometan la evidencia del acto (p. ej., un error material en su correo electrónico de contacto).

9.3. Reclamo ante la autoridad de control. Todo titular de datos puede presentar reclamos ante la Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales (URCDP), órgano de control en Uruguay (www.gub.uy/unidad-reguladora-control-datos-personales).

9-bis. Extensión de navegador para el autocompletado del DGR

ESTUDIOOS ofrece una extensión de navegador opcional que autocompleta los formularios de Solicitud de Información de la Dirección General de Registros (DGR). Su funcionamiento tiene implicancias de privacidad que el Usuario debe conocer:

• Qué datos intervienen: los datos del trámite ya extraídos y aprobados dentro de ESTUDIOOS (los de la Solicitud de Información Registral del caso: nombres, documentos, padrones y demás datos de las personas y el inmueble — Plano B).
• Hacia dónde van: esos datos se inyectan en el formulario web del sitio estatal del DGR (dgr.gub.uy) que el propio Usuario tiene abierto y en el que está logueado por sus propios medios. El destino del dato es el DGR, organismo público uruguayo.
• El flujo NO pasa por servidores de ESTUDIOOS: el traspaso de los datos ocurre dentro del navegador del Usuario (entre la página de ESTUDIOOS y la extensión) y de allí al sitio del DGR. ESTUDIOOS no intermedia ese envío con sus servidores y no conoce ni opera las credenciales del Usuario en el DGR.
• Encuadre de responsabilidad (Plano B): el envío de los datos al DGR es un tratamiento que decide y ejecuta el estudio (responsable) en cumplimiento de su gestión registral; ESTUDIOOS solo aporta el medio técnico de autocompletado (encargado). La extensión no agrega nuevos destinatarios ni transferencias internacionales a las descritas en la sección 5.
• Instalación voluntaria: la extensión la instala el Usuario en su navegador por decisión propia. Las condiciones de su uso se detallan en la cláusula 2.5 de los Términos.

9-ter. Extensión de captura de evidencia (Búsqueda PLAFT) — flujo de datos

Para documentar el resultado de los buscadores web (Google, Yahoo y Bing) en la Búsqueda de Debida Diligencia, ESTUDIOOS ofrece una extensión de navegador opcional, distinta de la del DGR (sección 9-bis). Su funcionamiento tiene implicancias de privacidad que el Usuario debe conocer:

• Instalación voluntaria: la instala el Usuario en su navegador por decisión propia; sin ella, la búsqueda en buscadores web queda como un simple enlace (deep-link), sin captura.
• Qué datos intervienen (Plano B): el nombre de la persona consultada y el resultado que el buscador exhibe. Son datos de terceros: el estudio es el responsable del tratamiento y ESTUDIOOS actúa como encargado.
• Por dónde viajan: la captura se genera en el navegador del propio escribano y se envía a ESTUDIOOS por conexión cifrada (HTTPS), con un identificador de un solo uso y validación de mismo origen. La extensión no envía datos a ningún tercero; los permisos amplios que Chrome solicita al instalarla se usan exclusivamente para tomar la captura de la pantalla del buscador.
• Copia local (opcional): la extensión puede, únicamente si el escribano lo activa, descargar además una copia de la captura en su propio equipo. Esa copia queda bajo la custodia y responsabilidad del escribano (ver cláusula 6 de los Términos).
• Encuadre: en su operación ordinaria, esta extensión no destina las capturas a servicios de inteligencia artificial ni a proveedores distintos del repositorio de almacenamiento descrito en la sección 5 (Supabase, sobre AWS, en São Paulo, Brasil). No obstante, al igual que el resto de los archivos del sistema, las capturas generadas se incluyen en la copia de respaldo diaria descrita en la sección 6, alojada en un proveedor ubicado en Estados Unidos (Cloudflare, individualizado en la sección 5.2), lo que constituye una transferencia internacional de datos sujeta a las bases y garantías de la sección 5.

10. Registro de bases de datos ante la URCDP

El art. 29 de la Ley 18.331 prevé el deber de inscribir las bases de datos ante el Registro de la URCDP. El Titular evaluará y, en su caso, realizará la inscripción de la(s) base(s) de datos de ESTUDIOOS que corresponda.

A los efectos de la inscripción y eventual actualización de la(s) base(s) de datos ante la Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales (URCDP), el Titular declarará entre los destinatarios de transferencias internacionales a los proveedores individualizados en la sección 5.2, incluido el proveedor de almacenamiento de respaldo (Cloudflare, Inc., Estados Unidos), con indicación de la finalidad de continuidad del servicio y recuperación ante incidentes, conforme al artículo 23 de la Ley N.º 18.331 y al artículo 38 del Decreto N.º 414/009.

11. Incidentes de seguridad (vulneraciones de datos)

En caso de un incidente de seguridad que afecte datos personales y que, conforme a la normativa de la URCDP, deba comunicarse, el Titular notificará el incidente a la URCDP y a los Usuarios afectados (y, cuando ESTUDIOOS actúe como encargado, informará sin demora al estudio responsable para que éste cumpla sus deberes de notificación frente a la URCDP y a los titulares), conforme a los plazos y modalidades exigidos por la normativa vigente (Ley 18.331 y normas de la URCDP en materia de comunicación de vulneraciones de seguridad).

12. Menores de edad

ESTUDIOOS es un servicio profesional dirigido a escribanos y su personal. No está destinado a menores de edad como Usuarios. Los datos de terceros que un estudio cargue pueden incluir, eventualmente, datos de menores (p. ej., en una sucesión); en tal caso, el tratamiento de esos datos es responsabilidad del estudio, que debe contar con la base de licitud y los recaudos especiales que la ley exige.

13. Cambios a esta Política

El Titular podrá actualizar esta Política para reflejar cambios en el servicio o en la normativa. Las modificaciones sustanciales se comunicarán conforme al mecanismo de la cláusula 1.5 de los Términos. La versión vigente estará siempre disponible en el sitio.

14. Contacto

Para cualquier consulta sobre privacidad o para ejercer sus derechos: enrique@zerbino.uy.